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Büroumzug planen: So gelingt der Wechsel

Ein Büroumzug in Frankfurt erfordert sorgfältige Planung – schließlich soll der Geschäftsbetrieb möglichst wenig gestört werden. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Firmenwechsel reibungslos organisieren.

3 Monate vorher: Grundlagen planen

• Projektteam benennen – Ein Umzugsbeauftragter im Unternehmen koordiniert alles.
• Budget festlegen – IT-Umzug, Möbel, Renovierung, Halteverbotszone einplanen.
• Umzugstermin wählen – Idealerweise am Wochenende oder über einen Brückentag.
• Umzugsunternehmen beauftragen – Holen Sie spezialisierte Anbieter ins Boot. Easy2Moove hat Erfahrung mit Büroumzügen in Frankfurt.
• Neues Büro vorbereiten – Raumplan erstellen: Wer sitzt wo? Wo kommen Server, Drucker, Küche hin?

6 Wochen vorher: Organisation

• Mitarbeiter informieren – Zeitplan, Aufgabenverteilung und Ansprechpartner kommunizieren.
• IT-Umzug planen – Server, Telefonanlage, Internet-Anschluss am neuen Standort frühzeitig einrichten.
• Verträge kündigen/ändern – Strom, Internet, Reinigung, Versicherungen.
• Adressänderungen vorbereiten – Briefköpfe, Website, Google Maps, Handelsregister.
• Halteverbotszone beantragen – An beiden Standorten! Anleitung hier.

2 Wochen vorher: Vorbereitung

• Beschriftungssystem einführen – Farbige Aufkleber oder Nummern pro Raum/Abteilung.
• Umzugskartons verteilen – Jeder Mitarbeiter packt seinen Arbeitsplatz selbst.
• Sensible Daten sichern – Backups erstellen, vertrauliche Dokumente separat transportieren.
• Alte Möbel aussortieren – Was nicht mitkommt: verkaufen, spenden oder entsorgen.
• Reinigung planen – Altes Büro muss besenrein übergeben werden.

Am Umzugstag

• Ansprechpartner vor Ort – Am alten und neuen Standort je eine Person mit Raumplan.
• IT zuerst – Server und Netzwerk als Erstes aufbauen, damit am Montag alles läuft.
• Empfindliche Geräte – Monitore, Drucker und Server in Spezialverpackung transportieren.
• Dokumentation – Fotos vom Zustand des alten Büros für die Übergabe.

Nach dem Umzug

• IT-Check – Alle Arbeitsplätze testen: Internet, Telefon, Drucker.
• Adresse aktualisieren – Website, Google My Business, Visitenkarten, E-Mail-Signatur.
• Kunden informieren – Newsletter oder persönliche Nachricht mit neuer Adresse.
• Nachsendeauftrag – Bei der Deutschen Post für Geschäftspost einrichten.
• Feedback einholen – Was lief gut, was kann beim nächsten Mal besser werden?

Kosten eines Büroumzugs in Frankfurt

Die Kosten hängen stark von der Bürogröße und den Zusatzleistungen ab:

Bürogröße	Richtwert
Kleines Büro (2–5 Arbeitsplätze)	1.000 – 3.000 €
Mittleres Büro (10–20 Arbeitsplätze)	3.000 – 8.000 €
Großes Büro (20+ Arbeitsplätze)	8.000 – 20.000 €